De meeste grote organisaties beschikken over een eigen telefooncentrale voor vast telefoonverkeer. Het is de meest volwassen en geoptimaliseerde vorm van telecommunicatie. Mobiele telefonie is binnen bedrijven meestal een op zichzelf staande, additionele faciliteit.
Beide gebieden vereisen specifieke kennis op het gebied van operations, beheer en het oplossen van storingen. Kleinere bedrijven stappen veelal geheel over op mobiele telefonie. Zij hebben geen behoefte aan de beheerproblemen en optionele functionaliteiten van een eigen telefooncentrale; optimale bereikbaarheid op een eenvoudige manier is voor hen van primair belang en mobiele telefonie faciliteert dat. Waarom volgen grote organisaties dat voorbeeld niet? Omdat de specifieke karakteristieken van vaste en mobiele telefonie verschillen.
Vaste telefonie
Om te beginnen: met vaste telefonie is helemaal niets mis. Het is bedrijfszeker en de huidige generatie digitale telefooncentrales beschikt over een scala aan extra opties die de bereikbaarheid optimaliseren en het management informatie kunnen geven over uiteenlopende klanttevredenheidsaspecten.
En vast nummer straalt betrouwbaarheid uit, zo vinden nog steeds de meeste klanten. En staat voor een al dan niet bemenste telefooncentrale met doorschakelmogelijkheden. Daar komt nog bij dat een vast telefoonnummer heel goed te koppelen is aan een kantooradres. Bovendien is er dikwijls al jarenlang in vaste telefonie geïnvesteerd, er is ruime kennis in huis over opgebouwd en het maakt integraal deel uit van de bedrijfsprocessen. Dat zijn eigenlijk al voldoende redenen om de vaste telefonie te koesteren.
Mobiele telefonie
Steeds meer medewerkers verrichten hun activiteiten ook buiten kantoor. Het behoeft geen betoog dat het van cruciaal belang is dat deze mensen optimaal bereikbaar zijn voor zowel collega’s als voor klanten, leveranciers en partners. Mobiele telefonie maakt dat mogelijk.
Sommige bedrijven staan het gebruik van privétoestellen toe voor zakelijk gebruik. Dat heeft voor- en nadelen, vooral in de sfeer van beheer en beveiliging, als het mogelijk is op het mobiele toestel ook bedrijfsgegevens te zien. Andere organisaties verstrekken zelf geconfigureerde mobiele toestellen, wat echter de interne beheerlast flink verzwaart. Dat geldt zeker als een organisatie een eigen mobiel platform bezit, maar het mobiele telefoonverkeer wordt gefaciliteerd door een externe partij.
Beide vervullen een rol
Potentiële en bestaande klanten hebben nauwelijks nog begrip voor niet beantwoorde oproepen, of doorschakelingen naar voicemail of – erger nog – naar verkeerde medewerkers. Goede bereikbaarheid van de hele organisatie is van groot belang, voor de klant en voor de business.
Vaste en mobiele telefonie spelen daarbij een eigen, elkaar aanvullende rol, als het gaat om de bereikbaarheid van collega’s, klanten en leveranciers. Het gaat dus niet om ‘of-of’ maar om ‘en-en’. Echter, het komt helaas vaak voor dat beide telefoniesystemen binnen organisaties nog naast elkaar bestaan en dat er van synergie nauwelijks of geen sprake is. Dat is niet erg efficiënt.
Daarom is het van belang dat vaste en mobiele telefonie professioneel worden geïntegreerd. Dat biedt het beste van twee werelden. Want het waarborgt de optimale bereikbaarheid én een correcte, klantgerichte behandeling van al het telefoonverkeer.